مراحل المشروع الانشائي منذ عملية التخطيط وحتي مابعد التنفيذ

إن المشروع المعماري و الانشائي في مراحل التصميم والإنشاء تمر من خلال مراحل معينة منذ بدايتها وحتى نهايتها، مع متغيرات تعتمد على طبيعة العمل ، احتياجات المالك، ونوع العقد.
يوجد بعض المراحل في دورة المشروع يمكن اعتبارها عامة لمعظم مشاريع التصميم والإنشاء وهي:

1) مرحلة التخطيط (ما قبل التصميم).

2) مرحلة التصميم:
- التصاميم الأولية.
- تطوير التصاميم.
- الوثائق التنفيذية أو التصاميم النهائية.


3) مرحلة طرح المناقصة/إحالة العطاءات للتقييم.

4) مرحلة التنفيذ.

5) مرحلة مابعد التنفيذ.

*** سنناقش مراحل المشروع المختلفة ، ودور ومسؤوليات المالك، المهندس الاستشاري، والمقاول خلال دورة عمر المشروع، كما سنتناول الوثائق التي يتم إنجازها في كل مرحلة من هذه المراحل.

1) مرحلة التخطيط :

إن جميع المشاريع بغض النظر عن طبيعتها أو حجمها تبدأ بفكرة أو بحاجة، فقد تنشأ فكرة لدى مستثمر (المالك) لإنشاء مجمع تجاري أو قد تقوم وزارة التربية والتعليم (المالك) بطلب توسعة لإحدى المدارس لتلبية احتياجات السكان المتزايدة ، وقد تقوم إدارة الطرق (المالك) باقتراح تعبيد طريق معين لحاجة الناس إليه وأهميته.
قد يقوم المالك بإجراء فعالية واحدة أو عدة فعاليات ضمن هذه المرحلة أو قد يوكل القيام بهذه الفعاليات إلى شركات هندسية متخصصة للتصميم والدراسة ( الجدوى الاقتصادية، المالية، الميزانية، تحليلات الموقع، دراسة الأثر البيئي).
إن دراسات الجدوى الاقتصادية تساعد المالك على التعرف على الظروف السائدة والتوقعات المستقبلية والاحتياجات الخاصة؛

*** على سبيل المثال: 
تقوم شركة كبرى متخصصة في مجال الفندقة، قبل رصدها مبالغ لمشروع إنشاء فندق، بدراسة وتقييم الوضع الاقتصادي، نمو السكان، الحركة السياحية، ودراسة أوضاع الفنادق المنافسة ومدى أشغالها، وكذلك أسعار التشييد المحلية.
إن مثل هذه المعلومات تساعد في تحديد إذا كانت هذه الفكرة مجدية اقتصاديا وإذا كانت كلفة الإنشاء وكلفة التشغيل والأرباح المتوقعة تتضمن نتائج مرضية لمثل هذا الاستثمار، حيث إن عملية التخطيط بما فيها دراسة الجدوى الاقتصادية تؤسس برنامجاً لمتطلبات التصميم ( على سبيل المثال : نوع المنشأة ، عدد الغرف، نوع الخدمات) …..

2) مرحلة التصميم

أ‌- مرحلة التصاميم الأولية :

يقوم المهندس المستشار بمراجعة وتقييم برنامج المالك والميزانية المرصودة ويناقش خيارات متعددة للتصميم والتنفيذ بناءاً على تلك المعطيات، وحسبما يتم الاتفاق عليه يقوم المستشار بإعداد التصاميم الأولية وقد تتضمن هذه التصاميم مخططات أولية بمقياس صغير، واجهات، منحنيات، ووثائق أخرى عديدة تصف بشكل عام الأعمال، والعلاقة بين أجزاء المشاريع بعضها ببعض كما تصف بشكل عام نوع الإنشاءات والمعدات المقترحة، وخلال هذه المرحلة يمكن تحديد مخطط الموقع العام كما يمكن تحديد المساحات وعلاقاتها ببعضها البعض بشكل عام كما يتم تحديد طرق التصميم الإنشائية والمعمارية والميكانيكية والكهربائية،…………… وبالإضافة لما سبق يتم إعداد بعض الوثائق التي تتضمن وصفاً ابتدائياً للمشروع وكذلك تقدير الكلفة الأولية للمشروع والأطر العامة لمواصفات المواد التي سيتم استخدامها.

ب‌- مرحلة تطوير التصاميم (استخدام أساليب الهندسة القيمية):

تبدأ هذه المرحلة بعد موافقة المالك على التصاميم الأولية وأية تعديلات ضرورية على برنامج العمل أو الميزانية المطروحة، وفي هذه المرحلة تتحول العلاقة من العمومية إلى التفصيل والتعديلات.
تلخص هذه المرحلة وتصف بشكل دقيق طبيعة وحجم المشروع بما في ذلك مكوناته الإنشائية والمعمارية والميكانيكية والكهربائية من خلال المخططات والتفاصيل والمقاطع والجداول والمنحنيات، كما يتم وضع المواصفات الأولية للمشروع ويتم تطوير تقدير الكلفة على قدر أكبر من الدقة.

ملاحظة:
المقصود من الهندسة القيمية هو عمل دراسة بواسطة منهج قيمي مدروس لتحقيق أهداف المشروع بجودة أعلى وتكلفة أقل في آن واحد.

ج‌- مرحلة إعداد وثائق المشروع :

تعتمد هذه المرحلة على موافقة المالك على المرحلة السابقة وعلى أية تعديلات مقترحه من قبله سواء فيما يخص النواحي الفنية أو ما يخص الميزانية المرصودة، وخلال هذه المرحلة يقوم المستشار بإعداد الوثائق التي سيتم استخدامها لطرح التنفيذ أو استدراج عروض له.
تتكون وثائق المناقصة من وثائق العقد كالمخططات والمواصفات والنماذج والشروط العامة والخاصة، كل هذه الوثائق تصبح جزءا من العقد القانوني الموقع بين المالك والمقاول.

3) مرحلة طرح المناقصة :

خلال هذه المرحلة يتم الإعلان عن طرح المناقصة أو عن طريق الدعوة المباشرة للمقاولين أو عن طريق استدراج العروض التفاوضية، يتم توزيع نسخ وثائق المناقصة بواسطة المالك أو عن طريق المستشار، وقد يقوم المستشار بإصدار ملحق أو ملحقات لتعديل أو تفسير أو لحذف أو إضافة معلومات لوثائق المناقصة.

4) مرحلة التنفيذ :

تبدأ مرحلة تنفيذ المشروع بعد توقيع الاتفاقية بين المالك والمقاول ، وتتضمن هذه المرحلة جميع نشاطات المقاول المتعلقة بالإعداد للمشروع، شراء المواد والتجهيزات، تصنيع وإعداد المواد داخل وخارج الموقع سواء تم تنفيذها من قبل المقاول الرئيسي أو من قبل مقاولين فرعيين ،وكذلك جميع النشاطات المتعلقة بتنفيذ المشروع حتى تسليمه للمالك.
وفي خلال هذه المرحلة يقوم المقاول بإعداد قدر كبير من الوثائق مثل برامج سير العمل، المخططات التنفيذية، المطالبات المالية، السجلات، طلبات العمل، دليل الصيانة، حيث إن كل هذه الوثائق المذكورة تصبح جزءاً من السجلات الإدارية ويجب أن تحفظ في ملف المشروع.
ومن الشائع أن يقوم المستشار خلال هذه المرحلة بإعداد بعض التعديلات على وثائق العقد مثل الأوامر التغييرية الناتجة عن الحاجة الماسة لإجراء بعض التعديلات على طبيعة العمل أو مدته أو قيمته CONTROL

5 (مرحلة ما بعد التنفيذ :

بعد انتهاء المشروع واستخدام المالك للمنشآت قد يكون المستشار والمقاول وبعض الموردين ملتزمين مع المالك في بعض الفعاليات وذلك حسب العقد الموقع بين المالك وهذه الأطراف.
وتتضمن مثل هذه الفعاليات صيانة وتعديل المعدات والمساعدة في تشغيلها وتدريب كوادر المالك على استخدامها وإزالة أية عيوب مصنعيه تظهر خلال فترة الصيانة .

وفي بحثنا سوف نتطرق إلى المناقصات والأسس الواجب إتباعها في طرح المناقصات وما هي أنواع المناقصات وما هي تفاصيلها وبعض التعريفات الهامة و خاصة في طرح المناقصات الحكومية.

المناقصات والعطاءات في المشاريع الإنشائية:
بمجرد الانتهاء من مرحلة التصميم في المشاريع الهندسية ، فإنه يجب على المالك الحصول على شركة مقاولات لتنفيذ أعمال المشروع ، وعليه فإن المناقصات في مجال هندسة الإنشاءات وخاصة في المشاريع الحكومية – هي إحدى الأساليب لاختيار مقاول من قبل المالك أو من ينوب عنه ، وبذلك يمكن تعريف المناقصة على أنها:
محاولة الحصول على أفضل العروض مقدمة من مقاولين لتنفيذ مشروع إنشائي ما في صورة عطاءات.

الإعلان عن المناقصة في المشاريع الحكومية:
هناك إجراءات يجب إتباعها في المناقصات الحكومية ، والخطوات التالية تبين ذلك:

1.  يجب إشعار المقاولين المؤهلين في قطاع الإنشاءات قبل المناقصة وذلك بوضع الإعلانات في الجرائد والمجلات.
***ويتضمن الإعلان ما يلي:
- طبيعة أو نوع المشروع.
- مكان المشروع. 
- نوع العقد المزمع إتباعه في تنفيذ المشروع.
- متطلبات الضمان
- زمن تنفيذ العمل. 
- شروط الدفع. 
- مكان الحصول على وثائق تخص المناقصة.
- زمن ومكان تقديم العطاءات
- تكاليف تنفيذ المشروع.
- الرسوم المطلوبة للحصول على وثائق المناقصة. 
- المتطلبات الخاصة بمعدل الأجور للموارد المختلفة.
2.  يجب أن يعلن على المناقصة في الوسائل العامة.
3) كل المتقدمين للمناقصة (المقاولين) يجب معاملتهم على السواء من حيث منحهم الفرصة لتقديم عطاء اتهم بشروط مشابهة.
4) قد يضع المالك في بعض الأحيان شروطاً معينة لتأهيل المتقدمين للمناقصة.

طرق اختيار المقاول:


1. الاختيار عن طريق المناقصة.
2. الاختيار عن طريق الإسناد المباشر.

أنواع المناقصات

1- المناقصات المفتوحة أو العامة Open Tendering

في هذا النوع من المناقصات يسمح لكافة المقاولين بتقديم عطاءاتهم بغض النظر على كفاءاتهم ، وتتم دعوتهم على طريق الإعلان في الوسائل العامة (الجرائد والصحف) وبالرغم من أن قوانين معظم البلاد تشترط اختيار العرض الأقل سعر من بين العطاءات إلا أن هذا قد يؤدي إلى ارتفاع في تكلفة المشروع إذا ما تأخر تنفيذ بعض بنوده ، أو وقع الاختيار على مقاول غير كفء لتنفيذ المشروع.

مميزات المناقصات المفتوحة:
- السماح لكل من يرغب من المقاولين إلى الدخول في المناقصة بحيث يفسح المجال لشركات المقاولات الحديثة بالتنافس.
-تجنب اتفاق المقاولين فيما بينهم على تحديد قيمة معينة للمشروع بغرض رفع الأسعار كما في المناقصات المحدودة.
- إمكانية الحصول على بدائل وعروض مختلفة قائمة بالأساس على التنافس المفتوح بين المتقدمين للمناقصة بصورة نزيهة.

عيوب المناقصات المفتوحة:
- يؤدي هذا النوع من المناقصات إلى زيادة التكلفة غير المباشرة في المشروعات المستقبلية بحيث يقوم معظم المقاولين الغير فائزين في المناقصة بترحيل تكاليفهم إلى مشروعات أخرى يتقدمون إليها.
- قد يؤدي هذا النوع من المناقصات إلى مخاطر أو مشاكل في تنفيذ المشروع في حالة اختيار المقاول المتقدم بأقل عطاء من حيث الثمن ، الأمر الذي يجعل المقاول أحياناً بأن يقلل من جودة الأعمال المنفذة أو لجوئه لمطالبات مالية بدون وجه حق من المالك.
- يدخل في هذه المناقصات في أغلب الأحيان شركات المقاولات الصغيرة والمتوسطة الحجم ويتم إحجام شركات المقاولات الكبيرة نظراً لارتفاع المصروفات الإدارية والفنية في إعداد العطاء ، وكثيراً ما تضطر الشركات الكبيرة إلى خفض سعر العطاء في حالة كساد العمل وذلك للدخول في المنافسة مع الشركات الصغيرة.

2) المناقصات المحدودة Selective Tendering

في هذا النوع من المناقصات يتم التنافس بين عدد معين من المقاولين يتم دعوتهم من قبل المالك لتقديم عطاءاتهم بحيث تتوافر لديهم الصفات المناسبة من حيث الكفاءة والإمكانيات لتنفيذ المشروع و يكون ذلك نتيجة اعتماد المالك لتأهيل سابق قد أعده مسبقا على أن لا يزيد عدد المقاولين عن خمسة مقاولين.

مميزات المناقصات المحدودة:
- سهولة اختيار المقاول المناسب لتنفيذ المشروع. 
- التأكد من تحقيق الصورة النهائية المرجوة للمشروع من حيث جودة العمل بالمواصفات المطلوبة.
- تقليل المصروفات الإدارية من قبل المالك حيث يتم دعوة عدد معين من المقاولين.
- إعطاء المقاولين المتقدمين للمناقصة فرصة لوضع قيمة ربح مناسبة مقارنة بالمناقصات المفتوحة.
عيوب المناقصات المحدودة: 
- في أغلب الأحيان يتوقف إرساء العطاء على المحاباة والعلاقات الشخصية.
- تكلفة المشروع تكون مرتفعة مقارنة بالمناقصات المفتوحة.
- عدم إعطاء فرص لشركات مقاولات جديدة للدخول في التنافس.
- قد تلجأ الشركات المدعوة للتنافس لعمل اتفاق فيما بينهم لرفع تكلفة المشروع وذلك نظير مصالح متبادلة..

3) المناقصات المتعددة Serial Tendering

يستخدم هذا النوع من المناقصات عند وجود عدة مشاريع لدى المالك ذات الطبيعة المتشابهة مثل مشروعات المباني السكنية ، والمدارس والمرافق العامة ، بحيث يتم عرض المناقصة على مقاول واحد لنفس المشاريع المتشابهة وبنفس التكاليف والشروط ، إضافة إلى تنفيذ المشاريع الموكلة إلى المقاول في الزمن المحدد لها وبالمواصفات الفنية المتفق عليها.

مميزات المناقصات المتعددة:

• • 
إعطاء فرصة جيدة للمقاول لتخطيط المشاريع بصورة جيدة (نظراً لتشابه المشاريع من حيث طبيعتها) وبالتالي رفع كفاءة الإنتاج.
-نظراً للتعامل المتكرر بين المالك والمقاول فإن هذا النوع من المناقصات يؤدي إلى إقامة علاقة جيدة بين الطرفين معرفة الطرفين بأسلوب التعامل) وبالتالي يؤثر على جودة المشروع وارتفاع إنتاجية العمل).
    عيوب المناقصات المتعددة:
-عدم إعطاء فرص لمقاولين آخرين في الدخول في المناقصة.

• 
قد يلجأ المقاول إلى قبول مناقصة بتكلفة منخفضة (في حالة تضخم الأسعار) الأمر الذي يؤثر على كفاءة سير العمل وجودة الأعمال المنفذة لبنود المشروع.

2. الإسناد المباشر Forced Tendering

تستخدم هذه الطريقة في المشروعات ذات الطبيعة الخاصة دون اللجوء إلى عمل مناقصة في الوسائل العامة بحيث يتم تكليف أحد المقاولين أو عدة مقاولين بتنفيذ مشروع ما في حالات يمكن ذكرها كالآتي:

• وجود خبرة معينة وقدرات من حيث العمالة والمعدات قد لا تتوفر إلا في مقاول معين.
• تمويل المشروع مادياً من قبل المقاول في حالة صعوبة ذلك بواسطة المالك.
-تستخدم هذه الطريقة أيضاً عند امتلاك المالك شركة المقاولات أو جزء منها.
• يستخدم هذا الأسلوب عند رغبة المالك التنفيذ المبكر للمشروع دون اللجوء إلى عمل مناقصة حيث يتم توفير وقت وجهد كبيرين.
-يستخدم هذا الأسلوب في حالة وجود مرجعية جيدة لمقاول ما لدى مالك المشروع من واقع أعمال سابقة تم تنفيذها بنجاح وجودة عالية.
• السمعة و الثقة المتبادلة ؛ من أهم ما يميزها .

***مميزات أسلوب الإسناد المباشر:

• • تنفيذ المشروع بجودة عالية وبالشروط الفنية المتفق عليها.

• 
التوفير الملموس في الوقت والجهد المبذول لعدم طرح المناقصة في الوسائل العامة وتكليف مقاول معين مباشرة بتنفيذ المشروع.
-في هذا الأسلوب يزيد احتمالية تنفيذ أعمال بنود المشروع مبكراً وبالتالي تسليم المشروع قبل الزمن المستهدف.

• في هذا الأسلوب يتم التعاون البناء والمستمر بين المقاول ومصمم المشروع وخاصة في تنفيذ البنود المبكرة للمشروع مما يوفر الجهد والوقت.
-في أغلب الأحيان يتم توفير جزء من رأس مال المشروع وخاصة في بداية تنفيذ المشروع حيث يقوم المقاول بالتمويل المبدئي له لضمان سير العمل.

*** عيوب أسلوب الإسناد المباشر:

• احتمالية زيادة تكلفة المشروع على التكلفة المخطط لها لعدم طرح المشروع في المناقصة.
• في أغلب الأحيان تعتبر العلاقة الشخصية بين المالك والمقاول عنصراً أساسياً في إسناد العمل لشركة ما وجود محاباة عند إسناد العمل للمقاول.
• قد يستغل المقاول المالك من حيث تغيير أو إضافة شروط في العقد وذلك لعدم وجود مقاولين منافسين.
-صعوبة مراقبة المقاول (أو شركة المقاولات) من حيث المستخلصات وذلك عندما يكون المالك يملك جزءاً من الشركة المنفذة للمشروع.

((**((مراحل تنفيذ العطاء))**))

1.   إعلان العطاءات :

1.  يعلن المدير العام أو الأمين العام عن طرح العطاءات بأرقام متسلسلة سنوية بما لا يقل عن ثلاث صحف محلية في أكثر من يوم ، وبوسائل الإعلان التي يراها مناسبة .
2.  يجب أن يشتمل الإعلان عن العطاءات إيضاحاً عن رقم العطاء ، ونوع اللوازم ، وآخر موعد لبيع دعوة العطاء ، وآخر موعد لتقديم العروض ، وثمن دعوة العطاء وأي أمور أخرى يرى الأمين العام أو المدير العام ضرورة الإعلان عنها .
3.  للمدير العام أو الأمين العام بناء على طلب أكثر من مناقص أو لضرورة يراها ، أن يمدد موعد تقديم العروض لفترة زمنية مناسبة ، إذا اقتنع بجدية الطلب ، ويتم الإعلان عن ذلك بنفس وسائل الإعلان التي سبق وأعلن عن العطاء من خلالها .
4. يعلن المدير العام أو الأمين العام عن العطاء الذي تقرر إعادة طرحه .
5.  يتم تجهيز الإعلان من خلال سكرتير لجنة العطاءات المركزية في الدائرة .

2. بيع العطاءات :-

1.  يتم بيع العطاءات عن طريق قسم المحاسبة في الدائرة .
2.  يقدم المناقص الذي يرغب بشراء دعوة العطاء نسخة مصدقة عن رخصة مهن سارية المفعول تخوله صناعة أو بيع أو توريد اللوازم المطلوبة أو الإتجار بها ، والسجل التجاري الذي يبين كافة الشروط التي تطلبها وزارة الصناعة والتجارة للتسجيل في السجل التجاري ، ويجوز للموظف المختص أن يطلب ذلك عند بيع أي دعوة عطاء أو أن يطلبها مرة أو أكثر في السنة الواحدة .
3.  على المناقص الذي يشارك للمرة الأولى في عطاءات الدائرة إرفاق صورة مصدقة عن رخصة المهن والسجل التجاري مع عرضه .
4.  يدفع المناقص ثمن دعوة العطاء المقرر (غير مسترد) مقابل وصول مقبوضات حسب الأصول ، ويتسلم كافة وثائق دعوة العطاء ومرفقاتها .

3. استقبال الملاحظات أو الإعتراضات على المواصفات أو الشروط :-

إذا اعترض المناقص على أي من الشروط الواردة في دعوة العطاء أو كان لديه أي استفسار بخصوص دعوة العطاء ، يقوم بتوجيه كتاب رسمي يورد إلى قسم الديوان في الدائرة ومن ثم يحول إلى قسم المختص بذلك العطاء .

4. استقبال العروض :-

1.  يعد المناقص عرضه وأسعاره على الجداول والنماذج المرفقة بدعوة العطاء ويختم ويوقع كافة الوثائق ويقدمها ضمن العرض كاملة ، ويحق له أن يضيف ما يراه مناسباً لتوضيح عرضه إضافة إلى كتابة عنوانه كاملاً وواضح لترسل إليه المكاتبات المتعلقة بالعطاء .
2.  يعد العرض على نسختين متطابقتين (الأصل ونسخة عنها) كتابة أو طباعة خالية من المحو أو التعديل أو الكشط وإذا اقتضت الظروف ذلك عليه أن يوقع بالحبر الأحمر بجانب الكشط أو التعديل .
3.  على المناقص كتابة سعره بالأرقام والحروف وعليه كذلك كتابة السعر الإفرادي للوحدة ولمجموع الوحدات لكل مادة والسعر الإجمالي للعرض .
4.     يقدم المناقص مع عرضه تأمين الدخول في العطاء في مغلف واحد مغلق بإحكام إلا إذا طلب في دعوة العطاء غير ذلك ، ويكتب على المغلف إسم الدائرة التي طرحت العطاء وعنوانها وإسم المناقص كاملاً ورقم العطاء .
5.     يودع العرض من قبل المناقص في صندوق العطاءات لدى الدائرة التي طرحت العطاء قبل انتهاء المدة المحددة لذلك .
6.  لا تقبل العروض التي ترد للدائرة مباشرة برقياً أو بالفاكس أو التلكس أو الهاتف أو أي طريقة أخرى إلا إذا ورد بدعوة العطاء نص صريح بخلاف ذلك .
7.     لا تقبل العروض الموقعة وغير المختومة حسب الأصول أو التي ترد ناقصة أو غامضة .
8.     يلتزم المناقص أن يبقى عرضه ساري المفعول .
9.     تقبل العروض لكامل الكميات أو لبعضها أو لمادة واحدة إلا إذا اشترطت دعوة العطاء غير ذلك .

تأمينات الدخول :-

1.  على المناقص أن يرفق بعرضه أن يرفق بعرضه تأميناً مالياً على شكل كفالة بنكية أو شيك مصدق صادر عن أحد البنوك أو المؤسسات المالية المرخصة والعاملة محليا لحساب المدير العام أو الأمين العام بالإضافة لوظيفته وبقيمة لا تقل عن (3%) من قيمة اللوازم الواردة في عرضه أو القيمة المحددة بدعوة العطاء وأن يكون صالحاً لمدة ( ) يوم من تاريخ آخر موعد لتقديم العروض إلا إذا ورد خلاف ذلك بدعوة العطاء .
2.     أ – تعاد تأمينات الدخول إلى مقدميها في حالة :-
1-     الذين لم تجر الإحالة عليهم بعد اكتساب قرار الإحالة الدرجة القطعية .
2-     الذين انتهت مدة سريان عروضهم ولم يرغبوا بتمديدها بناء على طلبهم الخطي.
3-     الذين جرت الإحالة عليهم بعد تقديم تأمين حُسن التنفيذ .
ب‌- إذا استنكف المناقص عن الإلتزام بعرضه أو لم يقم بإتمام المتطلبات اللازمة للتعاقد وتوقيع أمر الشراء أو ما يقوم مقامه خلال المدة التي يحددها المدير العام أو الأمين العام أو من يفوضه ، تصادر لجنة العطاءات قيمة تأمين الدخول إيراداً للخزينة .

5. استقبال العينات :-

1.  يقدم المناقص مع عرضه العينات المطلوبة في دعوة العطاء ويتم وضع العينة في مستودع العينات في الدائرة أو القسم المختص .
2.     يوضع على العينة لاصق يحمل رقم العطاء وإسم المناقص وتاريخ تقديم العينة .

6. فتح العروض :

1.  تفتح العروض من قبل لجنة العطاءات كاملة أو بأكثرية أعضائها بصورة علنية ويوقع كل عرض من قبلها وللجنة قراءة الأسعار الإجمالية لكل عرض ويجوز لكل مناقص أو لممثله حضور فتح العروض .
2.  ينظم جدول (محضر فتح العروض) من قبل سكرتير لجنة العطاءات يسجل فيه أسماء المناقصين المشاركين في العطاء بأرقام متسلسلة وقيمة تأمين الدخول ونوعه لكل عرض وأي معلومات أخرى يراها رئيس اللجنة ويوقع من قبل أعضاء اللجنة بعد فتح جميع العروض مباشرة .
3.   لا تقبل العروض أو أي تعديلات عليها ترد بعد التاريخ والموعد المحدد كآخر موعد لتقديم العروض .
4.  إذا وجدت لجنة العطاءات عند موعد فتح العروض أن عدد المناقصين يقل عن ثلاثة أو أقل من العدد الممثل فلها أن تقرر تمديد موعد تقديم العروض أو تحويل العطاء إلى الشراء بالإستدراج.
5.  يحق للجنة إذا اقتنعت بعدم جدوى التمديد أن تقوم بفتح العرض أو العروض الواردة إلى الصندوق وإجراء الدراسة والإحالة إذا وجدت الأسعار واللوازم المعروضة مناسبة .

7. الدراسة الفنية :

– تحدد لجنة العطاءات او المدير العام الأشخاص أو الجهات الذين تتكون منهم اللجنة الفنية التي تقوم بدراسة العروض من النواحي الفنية والمالية والقانونية التي تتطلب ذلك ,وتقدم التوصية المناسبة للجنة العطاءات
– لا ينظر في اي عرض غير معزز بتأمين دخول العطاء .
– تتم دراسة العروض المقدمة للعطاء حسب تسلسلها في السعر وفقاً لما يلي.:
1.  تدرس العروض من الناحية الفنية بحيث تحدد المعايير الفنية وفقاً لمواصفات اللوازم المطلوبة على جدول يعد لهذه الغاية , وتخضع كافة العروض لنفس المعايير من حيث التزام المناقص بعرضه بمواصفات وشروط دعوة العطاء.
2. تؤخذ بعين الإعتبار كفاءة المناقص من الناحيتين المالية ,والفنية ومقدرته على الوفاء بإلتزامات العطاء .
3. تبدأ الدراسة بالعرض الذي يقدم أرخص الأسعار ثم الذي يليه حتى تتم دراسة العروض المقدمة .
4. اذا توفرت في العرض كافة الشروط والمواصفات والجودة توصي اللجنة الفنية بالإحالة على مقدم أرخص الأسعار .
5. تتم مقارنة أسعار العروض للوازم المطلوبه في دعوة العطاء وذلك لتحديد مقدم أرخص الأسعار ,على أن يتم استبعاد قيمة اي اضافات او قطع غيارغير مطلوب تسعيرها في دعوة العطاء ويحق للجنة العطاءات قبول الإضافات وقطع الغيار في العرض الفائز بالعطاء وبعد فوزه.
6.  في حالة عدم توافر المتطلبات في العرض الذي يتضمن ارخص الأسعار تنتقل الدراسة الى العرض الذي يليه بالسعر, الى ان تصل الى العرض الذي تتوافر فيه المتطلبات للإحالة ,على ان تبين اسباب استبعاد العروض الأرخص بشكل واضح .
7. عند عدم مطابقة كافة العروض أو وجود نقص فيها يجوز شراء اللوازم المعروضة التي تلبي احتياجات الدائرة المستفيدة , وتتوافر فيها الجودة وبأسعار مناسبة (أنسب العروض) .
8. يؤخذ بعين الإعتبار عند الدراسة استمرار توافر قطع الغيار او الصيانة وأي امور أخرى يتطلبها نظام اللوازم والتعليمات .
9. يراعى عند الدراسة السعر التفصيلي الممنوح للمنتجات المحلية .

8. الإحالة المبدئية :

1.  يتم دراسة جميع العروض المقدمة لدعوة العطاء وبعد أخذ المطابق للمواصفات المطلوبة وأفضل الأسعار يتم الإحالة على المناقصين مبدئياً .
2.  على سكرتارية لجنة العطاءات أن تعلن أسماء الفائزين من المناقصين وذلك بوضعها على لوحة إعلانات خاصة ، أو بالطريقة التي يحددها المدير العام أو الأمين العام للإطلاع عليها لمدة أربعة أيام عمل للإعتراض عليها من قبل أي مناقص في العطاء ، على أنه يجوز للجنة العطاءات في الحالات الإستثنائية اختصار مدة الإعتراض إلى فترة لا تقل عن (48) ثمانٍ وأربعين ساعة .

9. استقبال اعتراضات وملاحظات عن الإحالة المبدئية :-

1.  يقوم قسم الديوان في الدائرة باستقبال ملاحظات واعتراضات المناقصين على الإحالة المبدئية ضمن الفترة الزمنية المحددة لقبول الإعتراضات ثم يقوم بتحويلها إلى القسم المختص .
2.     تقبل الإعتراضات التي ترد الى الدائرة ضمن الفترة الزمنية المحددة للإعتراضات ضمن الإحالة المبدئية.
3.     تنظر لجنة العطاءات في الإعتراضات المقدمة إليها وتصدر قراراتها بشأنها .

10. الإحالة النهائية :

1.  يتولى المدير العام أو الأمين العام – بواسطة موظفي الدائرة- صياغة قرارات لجنة العطاءات وإعطاءها رقماً متسلسلاً سنوياً ، وبعد التصديق عليها تصاغ على شكل إتفاقيات (أوامر شراء) يوقع عليها الطرفان المتعاقدان ، وتوزع نسخ من الإتفاقيات (أوامر الشراء) والقرارات على الجهات المعنية للعمل على تنفيذها .
2.  ترسل نسخة من قرارات لجان العطاءات إلى دائرة اللوازم العامة/ السجل المركزي .
3.  تحتفظ لجنة العطاءات بحقها في إلغاء أي دعوة عطاء في أي وقت أو أي مرحلة دون بيان الأسباب ، ولها أن ترفض كل أو بعض العروض المقدمة إليها دون أن يكون لأي من المناقصين الحق في الرجوع إليها بأي خسارة أو ضرر ناشئ عن تقديم عرضه ، ولا يترتب على اللجنة أي التزامات مادية أو غير مادية مقابل ذلك .

11. تأمينات حُسن التنفيذ :

1.  يعتبر المناقص ملتزماً بتقديم تأمين حُسن التنفيذ للعطاء المحال عليه على شكل كفالة بنكية أو شيك مصدق صادر عن أحد البنوك أو المؤسسات المالية المرخصة والعاملة محليا بمبلغ لا يقـل عـن (10%) عشرة بالمائة من القيمة الإجمالية للوازم المحالة عليه أو من القيمة التي تقدرها لجنة العطاءات للقرارات غير محددة القيمة ، يقدمه قبل توقيعه على أمر الشراء (الإتفاقية) .
2.  لا يقبل تأمين واحد لأكثر من عطاء ، ويجوز قبول تأمين واحد للدخول بالعطاء وحُسن التنفيذ لنفس العطاء إذا تضمن التأمين نصاً صريحاً بذلك مع مراعاة كفاية قيمة التأمين .
3.  يلتزم المناقص بتقديم تأمين حُسن التنفيذ خلال المدة المحددة في كتاب تبليغ الإحالة الصادر عن الدائرة التي أحالت العطاء .
4.  تتابع الدائرة التي تطرح العطاءات صلاحية التأمينات والضمانات للعطاءات ، وتطلب تمديد مدة صلاحية تلك التأمينات والضمانات قبل أسبوعين على الأقل من تاريخ انتهاء مدة السريان للفترة التي تراها مناسبة ، أو تحجز قيمة التأمينات وتعيدها أمانات لدى وزارة المالية أو لدى الدائرة التي طرحت العطاء بإسم المدير العام أو الأمين العام بالإضافة لوظيفته حسب مقتضى الحال للتصرف به على أنه تأمين للعطاء أو قرار الإحالة .

12. تأمينات الصيانة :

يقدم تأمين الصيانة على شكل كفالة أو شيك مصدق صادر عن بنك أو مؤسسة مالية مرخصة وعاملة محليا ويعاد هذا التأمين إلى المتعهد بعد أن يقوم بكافة الإلتزامات المترتبة عليه بموجب كتاب خطي من الدائرة المستفيدة ، وإذا أخل المتعهد بتقديم الصيانة المطلوبة فيحق للجنة العطاءات مصادرة قيمة التأمين وإجراء الصيانة على حساب المتعهد وتحميله فروق الأسعار .

13. الإفراج عن تأمين حُسن التنفيذ :


يعاد تأمين حُسن التنفيذ إلى المتعهد بعد تنفيذه كافة شروط العقد بموجب طلب خطي بالإفراج عن التأمين من الدائرة المستفيدة وكذلك الوثائق الأصولية المرسلة منها إلى دائرة اللوازم العامة أو الدائرة التي طرحت العطاء (ضبط الإستلام ، مستند إدخالات أو شهادة تقديم الخدمة ) وتقديم تأمين الصيانة والضمانة من سوء المصنعية إذا تضمنتها شروط العقد .

14. الإفراج عن تأمين الصيانة :


يعاد تأمين الصيانة إلى المتعهد بعد أن يقوم بكافة الإلتزامات المترتبة عليه بموجب كتاب خطي من الدائرة المستفيدة ، وإذا أخل المتعهد بتقديم الصيانة المطلوبة فيحق للجنة العطاءات مصادرة قيمة التأمين وإجراء الصيانة على حساب المتعهد وتحميله فروق الأسعار .

15. إرجاع العينة : ترد العينات المقدمة من المناقصين غير الفائزين عند طلبها خطياً خلال اسبوعين من تاريخ الإحالة القطعية ولا تكون دائرة اللوازم العامة او الدائرة المستفيدة مسؤولة عن فقدها أو تلفها بعد هذا الموعد , وفي جميع الأحوال يفقد المناقص الحق بالمطالبة بهذه العينات إذا لم يطالب بها خطياً خلال شهرين من الإحالة القطعية ,وتدخل في قيود الدائرة حسب الإصول , إلا إذا قدمت أسباب خطية مقنعة فيجوز ان ترد بقرار من المدير العام أو الأمين العام خلال مدة أقصاها (3) أشهر من تاريخ ادخالها القيود ويذكر القرار الذي اعيدت بموجبه في سجلات اللوازم الرسمية قبل إخراجها.

16. لفتح عملية شرائية في الدائرة بموجب طلب الشراء:-

1.  يتسلم الديوان (الجهة المعنية) طلبات الشراء الواردة للدائرة وتسجيلها وفتح ملفين لها أحدهما للأصل والثاني للصورة ويتم تحويل ملف الأصل إلى قسم الشراء المختص في الدائرة ، ويحفظ الملف الآخر في الديوان (الجهة المعنية) .
2.  يقوم رئيس قسم الشراء المختص بتحويل الملف إلى أحد موظفي القسم (الموظف المختص) الذي بدوره يتولى مراجعة وثائق الملف من حيث وجود مستند التزام مالي مصدق أو إذن بالشراء صادر عن دائرة الموازنة العامة حسب الأصول، وكذلك عمومية المواصفات ودقتها ، والتأكد مــن اكتمــال متطلبات شراء اللوازم المطلوبة لجميع الوثائق لطرحها بعطاء ، ويقــوم بعد ذلك بإعداد وثائق دعوة العطاء وتحويلها إلى رئيسه المباشر.
3.  يقوم رئيس قسم الشراء بمراجعة متطلبات طرح العطاء وبعد التأكد من استكمالها يقوم بتحويل ملف العملية الشرائية إلى قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) .
4.  يقوم قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) بمراجعة جميع الوثائق ويجهز دعوة العطاء بشكلها النهائي ، ويقترح تحديد ثمن وثائق دعوة العطاء وآخر موعد لبيع دعوة العطاء وآخر موعد لتقديم العروض ضمن الأسس المعتمدة لذلك إلى الأمين العام .

17. استقبال كتب ومخاطبات رسمية بأية لوازم فائضة أو راكدة لدى الوزارات والدوائر :

1.  يقوم أمين المستودع بإعلام الأمين العام من خلال التسلسل الإداري عن وجود لوازم غير صالحة أو فائضة عن الحاجة أو راكدة ويرفق كشوفات تتضمن أنواع وكميات تلك اللوازم ، ويتم ذلك كل ستة أشهر ( نصف سنوي ) كمـا يتـم وفقـاً لاحكـام نظـام اللـوازم المعمـول بـه والتعليمات الصادرة بموجبه .
2.  يشكل الأمين العام لجنة فنية للكشف على تلك اللوازم ، وتحديد الصالح منها للإستعمال وغير الصالح بكشوفات منفصلة لكل مجموعة متماثلة ، وتقديم تقريراً مفصلاً بحالتها وترفع توصياتها للأمين العام عن حالتها فيما إذا كانت صالـحة للإستعمـال ، أو غير صالحة وقابلة للبيع ، أو غير صالحة وغير قابلة للبيع .
3. يعلم الأمين العام دائرة اللوازم العامة عن اللوازم الصالحة للإستعمال أو الراكدة التي لا تحتاجها الدائرة المختصة لإتخاذ الإجراء المناسب بشأنها .

18. تعميم اللوازم الراكدة والفائضة عن مختلف الوزارات والدوائر لإعادة توزيعها حسب الأصول :-

يتم التعميم عن اللوازم الخاصـة الفائضة عن الحاجة على الدوائر التي تستعملها وذلك لتحويلها إلى دائرة أخرى بحاجة إليهـا ، وإذا لم يكن هناك أي دائرة بحاجة لها يتـم الإعلان عنها وبيعها بالتنسيق مع دائرة اللوازم العامة .

19. بيع اللوازم الفائضة أو الراكدة بمزاد علني بظرف مختوم أو مزايدة علنية:-

1.     إذا اقتنع الأمين العام بناءً على تنسيب اللجنة الفنية بوجود لوازم غير صالحة للإستعمال ، يجب بيعها بواسطـة لجنـة ثلاثية من موظفي الدائرة المختصة يعينها الأمين العام بمشاركة مندوباً عن ديوان المحاسبة .
2.     تنظم الدائرة المختصة قوائم أصولية بأنواع اللوازم المراد بيعها حسب تماثلها وكمياتها ومواصفاتها ورقم صفحة سجل اللوازم المسجلة به واسم المادة والوحدة .
3.     تقوم لجنة البيع بتدقيق قوائم اللوازم المقرر بيعها من حيث النوع والعدد وتتأكد من دقة وشمولية المعلومات الموجودة فيها .
4.     تفصل اللجنة بمشاركة أمين المستودع اللوازم المراد بيعها عن اللوازم الأخرى التي في المستودع ، وعلى أن تكون في مكان خاص بها .
5.     تقوم لجنة البيع بتقدير قيمة اللوازم المراد بيعها ووضع الشروط اللازمة لعملية البيع وتحديد طريقة البيع بحيث تكون المزاودة بالظرف المغلف أو المزاودة العلنية .
6.     يعلن عن بيع اللوازم المراد بيعها في الصحف اليومية أو بأي وسيلة مناسبة يحددها الأمين العام ، وتحدد فترة كافية للكشف على اللوازم من قبل الراغبين بالشراء وتزويدهم بكشوفات اللوازم المراد بيعها ، ويحدد مكان اللوازم ، وآخر موعد لتقديم عروض المزاودة الخطية أو لإجراء المزاد العلني .
7.     يتم البيع بعد الحصول على العدد المناسب من المزاودين والسعر المقبول .
8.     في حال عدم تقدم عدد كاف للمزاودة أو كانت الأسعار غير مقبولة وحسب قناعة لجنة البيع تعاد المنافسة من خلال وسائل الإعلان المناسبة حسب ما تراه لجنة البيع .
9.     تقوم اللجنة بإعداد قرار البيع ويوقع من جميع الأعضاء ويصدق من الأمين العام .
10.  يتم قبض قيمة اللوازم المباعة بموجب وصول مقبوضات أصولي .
11.  تقوم لجنة البيع بمشاركة أمين المستودع الذي بعهدته اللوازم بتسليم اللوازم إلى المشتري مقابل توقيعه على مستند الإخراجات حسب الأصول ويثبت على مستند الإخراجات قرار البيع وتاريخه ورقم مستند وصول المقبوضات الذي تم قبض الثمن بموجبه .
12.  إذا اقتنع الأمين العام بعدم جدوى عرض اللوازم غير الصالحة للبيع أو أن نفقات بيعها تتجاوز الثمن الذي يمكن الحصول عليه يتم تكليف لجنة الإتلاف بإتلافها وشطبها بعـد تنظيم مستنـد إخراجات وفقاً لنظام اللوازم ، ويتم توقيعه من قبل أعضاء اللجنة وأمين المستودع ، ويذكر عليه قرار الإتلاف وتاريخه .
13.  يقوم أمين المستودع بتنزيل اللوازم المباعة أو المتلفة من سجل اللوازم ومن بطاقة الصنف بموجب مستند الإخراجات بناءً على الموافقة الواردة في البند رقم (15) أعلاه ، وترصد حسب الأصول .
14.  تزود الدائرة المختصة دائرة اللوازم العامة / السجل المركزي بنسخة عن أي قرار بيع أو قرار إتلاف وشطب لوازم .

20. استقبال ضبوطات الإستلام ومستندات الإدخالات من مختلف الوزارات والدوائر للوازم التي تم شراؤها عن طريق الدائرة :-

1.  أ. في حالة قبول اللوازم واستلامها من قبل لجنة الاستلام يقوم أمين المستودع بتنظيم مستند إدخــالات بموجب ضبط الاستلام والفاتورة المقدمة من قبل المورد ووضع اللوازم وترتيبها حسب الأسس المعتمدة في التخزين .
ب. في حالة رفض اللوازم يشعر أمين المستودع من خلال وحدة اللوازم المورد برفع اللوازم خلال المدة المحددة في نظام اللوازم وتوريد لوازم مطابقة ضمن مدة التوريد .
2.  تسجل اللوازم المستلمة في سجل اللوازم في المستودع الخاص بها حيث يذكر نوع اللوازم ومواصفاتها وكمياتها وأسعارها .
3.     تخزن اللوازم في الأماكن المخصصة لها في المستودع حسب الأسس المعتمدة في التخزين وتعليمات رقم (5) لسنة 1994م (تعليمات إدارة وتنظيم المستودعات الحكومية والرقابة على المخزون) .
4.     تسجل اللوازم في بطاقة الصنف المثبتة على كل رف والتي تبين اسم اللوازم المخزنة ورصيدها .
5.     تصرف اللوازم بموجب (مستند طلب صرف لوازم) موقع من رئيس الدائرة (الأمين العام) أو من يفوضه خطياً وتحدد بموجبه الأنواع والكميات المطلوب صرفها ، ويتم الصرف بموجب مستند إخرجات ، ويعزز بمستند إدخالات من الجهة المصروفة اللوازم لها إذا كانت مصروفه من مستودع إلى أخر أو من دائرة إلى أخرى ، وإذا كان صرف اللوازم للاستعمال ، مباشرة تسجل في سجل العهدة وتراقب إذا كانت غير مستهلكة وإذا كانت مستهلكة يثبت ذلك على مستند الإخراجات .
6.     تنـزل اللوازم المصروفة بموجب مستند الإخراجات من سجلات اللوازم وبطاقات الصنف ويتم إعادة ترصيدها ومطابقتها مع الموجود الفعلي .

21. الـــية استلام اللـوازم :-


تشحن وتورد جميع اللوازم المتعاقد عليها من داخل وخارج المملكة بإسم الدائرة المستفيدة .

تتولى الدائرة المستفيدة مايلي :-
1-  متابعة تنفيذ عقود شراء اللوازم .
2-  إجراءات التخليص على اللوازم المشتراه من الخارج .

تشكل كل دائرة لجنة استلام او اكثر تتألف من ثلاثة من موظفيها , يعينهم الأمين العام , وتناط بهم مهمة تسلم اللوازم التي ترد للدائرة من الموردين او المتعهدين التي تزيد قيمتها على ( ) دينار , ويجوز لها الإستعانه بالفنيين والخبراء عند الضرورة من أي دائرة . يقوم أمين المستودع بتسلم اللوازم كأمانه بصفة مبدئية فور وصولها لموقع التوريد.
أ‌. تقوم لجنة الإستلام بالإجراءات التالية .
1.     اجراء الفحص والتثبت من مواصفات اللوازم الموردة ومطابقتها للشروط المقررة في عقود التوريد من حيث النوعية والكمية ومكان وموعد التوريد ,مع مراعاة الإتفاقيات المبرمة بشأنها.
2.     تسلم اللوازم الموردة خلال(10) عشرة أيام من تاريخ توريدها ,مع مراعاة ماورد في الفقرة (أ) هذه المادة .
3.     تنظيم ضبط تسلم اللوازم الموردة مع بيان قبول او رفض اللوازم لمخالفتها للمواصات او الشروط او بيان نسبة الإنحراف مع تسليم نسخة من الضبط للمورد ولأمين المستودع المعني , وتعتبر النسخة المسلمة الى المورد اشعاراً له بالقبول او الرفض .

• ‌ب.  إذا نشأ خلاف بالرأي بين أعضاء لجنة الإستلام يرفع الأمر الى الأمين العام للبت فيه ويكون قراره قطعياً.
• ‌ج.   إذا قررت لجنة إستلام اللوازم رفض تسلم اللوازم الموردة لمخالفتها للمواصفات والشروط المقررة , فللمتعهد الذي ورد اللوازم الإعتراض على قرار اللجنة من خلال مدة أقصاها ( ) عشرة أيام من تاريخ تسلم المتعهد لضبط الإستلام الى الجهة التي اصدرت قرار الشراء , ويكون قرارها في القبول أو الرفض قطعياً , وتعتبر اللوازم المرفوضة بحكم الأمانة.
• ‌د.  يرفع المورد اللوازم المرفوضة على نفقته خلال مدة اقصاها ( )يوم من تاريخ اشعاره بضرورة رفعها أو إتلافها قبل ذلك الموعد , فإذا تأخر في القيام بذلك عن الموعد المحدد له , فيعتبر متنازلاً عنها للحكومة , وللحكومة الرجوع عليه بنفقات الرفع أو الإتلاف إن اقتضى ذلك .
• ‌ه.  يجري تسلم المساعدات والهبات من اللوازم بمطابقتها مع وثائق الشحن او الفواتير او اي وثيقة اخرى تبين مواصفات اللوازم زكمياتها, وإظهار اي انحراف في النوعية والكمية عن المواصفات والشروط الواردة في الإتفاقية ,او الفواتير او وثائق الشحن , ويجري ادخالها في القيود حسب الأصول .

22. اليـة صرف فواتير الشراء :-

المرفقات (المعززات) :-
1-     مطالبة من صاحب العلاقة مذكور بها تفصيل كافة المشتريات من عدد وقيمة لكل نوع من الأثاث والقيمة الإجمالية وتفقيطها ومن ثم المصادقة على الفاتورة من صاحب الصلاحية .
2- أرفاق نسخة من العطاء .
3- إذا كان العطاء لم يسلم كاملاً ان يتم التأكد من وجود كفالة حسن التنفيذ بقيمة 10% من قيمة العطاء .
4- التأكد من وجود كفالة من سوء المصنعية مصادق عليها من كاتب العدل وملصقاً عليها الطوابع القانونية .
5- إذا نفذ العطاء كاملاً التأكد من وجود كفالة صيانة بما لايقل عن 3% من قيمتها على الأقل .
6- إذا كانت قيمة المشتريات تزيد على ( ) دينار التأكد من وجود ضبط استلام موقعاً من لجنة ضبط الإستلام بالإضافة الى مراقب ديوان المحاسبة إذا كانت القيمة فوق ال( ) ديناراً .
7- التأكد من وجود صورة عن براءة الذمة من دائرة ضريبة الدخل إذا كانت قيمة العطاء تزيد على ال( ) دينار على ان يتم الإطلاع على اصل براءة الذمة والتوقيع على الصورة بمشاهدة الأصل .
8- مستند إدخالات موقعاً عليه حسب الأصول ومفصلاً به كافة المواد نوعاً وكماً.